Framgångsrika teknikföretags bäst bevarade hemlighet är enklare än du tror

En viktig pusselbit som tenderar att nedprioriteras, försakas eller helt enkelt glömmas bort är Configuration Management, CM – dvs konsten att hålla koll på all viktig information om produkten man arbetar med. Organisationer som implementerar CM i sin verksamhet säkerställer att alla medarbetare arbetar med rätt information och att beslut om produktens design grundas på frysta informationsmängder (s.k. baselines). Med enkla rutiner, en genomtänkt informationshantering med lämpliga IT-stöd samt en tydlig roll- och ansvarsfördelning avseende CM kan dessa organisationer skapa en samlad bild av produktens konfiguration och etablera spårbarhet för informationen genom produktens livscykel.

För att få fördjupad förståelse för CM så tog vi ett samtal med Tobias Ljungkvist, konsult på Syntell och moderator för nätverket CM Forum samt en av huvudlärarna på Edlegios högaktuella kurs Configuration Management.

Varför väljer organisationer att jobba med CM?

- CM inbegriper ett antal aktiviteter som stödjer utveckling, produktion och underhåll av tekniska system. Om dessa aktiviteter genomförs på ett samordnat och systematiskt sätt, så kan man skapa sammanhållna och korrekta informationsmängder, godkända och frysta informationsstrukturer och spårbarhet för alla händelser och beslut.

- Då kan man säkerställa att alla ändringar ifrån koncept till krav till specificering till produktion till verifiering, validering till drift till avveckling (eller vilka centrala livscykelfaser systemet nu genomgår) är kända och kontrollerade. Detta stödjer andra verksamheter och processer såsom Systemledning, Systems Engineering, Projektledning, Kravhantering, Test och Verifiering, Kvalitetsledning etc. Med CM på plats så kan alltså alla göra sitt jobb effektivt detta skapar förutsättningar för kostnadsoptimerade och säkra tekniska system över livscykeln.

- Inom många teknikområden blir marknaderna alltmer diversifierade och behovet att skapa varianter för att tillfredsställa olika kundsegment ökar. Man ställs då ofta inför stora utmaningar internt. Vilken produktdata är gemensam och vilken är variant-unik? Hur påverkar en designändring på en variant andra varianters produktdata? osv. En fungerande CM-verksamet kan ge svar på den här typen av frågor och minimera risken för kostsamma felbeslut.

- Det blir också allt vanligare att leverantörer söker möjligheter till helhetsåtaganden som inkluderar allt underhåll av produkten. För att räkna hem ett sådant åtagande krävs att man som leverantör inte bara har full kontroll över information om design, produktion utan även över driftsdata, felrapportering, underhållsåtgärder etc. Det brukar i regel inte vara så svårt att samla upp den här informationen. Svårigheten ligger snarare i att länka in den i för konfigurationen relevanta strukturer så att den kan användas effektivt.

Vilka organisationer behöver CM?

- CM behövs i alla verksamheter som arbetar med komplexa tekniska system. Både på tekniknära nivå (för design och produktion av hård- och mjukvarukomponenter) såväl som för leverantörer av tekniska produkter liksom för aktörer som integrerar och förvaltar ”system av system” som exempelvis myndigheter och förvaltningsorganisationer. CM-aktiviteterna är desamma oavsett systemnivå, men får lite olika karaktär eftersom informationen som beskriver ett systems konfiguration ser väldigt olika ut beroende på vilken systemnivå man befinner sig.

Lär dig mer om Configuration Management

- Viktigt i detta sammanhang är också att påpeka att CM inte är en intern angelägenhet. Den teknik du har för ögonen består alltid av teknik som någon annan, på lägre systemnivå, satt ihop. Sannolikt är också ditt system ett del i någon annans överordnade system. Kontroll över konfigurationen handlar alltid om samarbete över organisationsgränserna. Och det är här de stora effektivitetsvinsterna går att göra.  Vi ser enorma fördelar när leverantör och upphandlande parter kan avtala om hur informationsutbyte, baseline-planering och ändringshantering skall gå till. När dessa områden inte fungerar går stora kontraktsvärden förlorade.

Det låter inte som Rocket Science, varför jobbar inte alla organisationer redan så här?

- Lustigt att du säger Rocket Science eftersom NASA var väldigt aktiv i att utveckla CM under 70- och 80 talet, för att minimera risken för felaktiga beslut i designprocessen.

Många organisationer tillämpar vissa CM-aktiviteter i någon form men ofta saknas ett sammanhållande tänk för styrning, metodik, informationsmodell och IT-stöd vilket gör att förmågan att bedriva CM är otillräcklig. Dessutom kan förutsättningarna för att bedriva CM ibland vara otillräckliga. Saknas exempelvis grundläggande arkitekturer är det svårt att bygga adekvata strukturer för informationen. Saknas livscykel-, utvecklings- och projektmodeller är det svårt att bedöma vid vilka tidpunkter som baselines måste etableras osv.

Så även om CM-aktiviteterna principiellt är enkla att förstå så kan det lätt skapas hinder i verksamheten som måste hanteras innan CM kan riggas på ett ändamålsenligt sätt. Men vi ser hur organisationer och projekt som funderar igenom hur det här området skall fungera och som säkerställer att alla medarbetare vet vad som gäller, relativt snabbt kan få kontroll på sin produktinformation och därmed effektivisera sin verksamhet.

5 framgångsfaktorer för att lyckas med CM!

En standardiserad ansats för att beskriva sin CM-verksamhet är att dela in CM i fem aktiviteter:

• Identifiering av konfiguration
• Statusredovisning av konfiguration
• Ändringsstyrning
• Revision av konfiguration
• Planering av konfigurationsledning

Lite tillspetsat innebär dessa aktiviteter:

• Red ut vad som behöver kontrolleras (dvs definiera de s.k. CI, Configuration Items), och skapa strukturer och frysningar av detta
• Säkerställ att alla intressenter vet vilken information som gäller
• Säkerställ att rätt mandat tar beslut om alla ändringar,
• Säkerställ med granskningar och revisioner att informationen är rätt
• Definiera hur verksamheten skall jobba med ovanstående aktiviteter i en konfigurationsledningsplan.

Lär dig mer om Configuration Management!

Den 22 november arrangerar Edlegio tillsammans med kursledarna Tobias Ljungkvist och Ulf Carlsson grundkurs i Configuration Management.

Kursen består av en förberedande onlinekurs med teoretiskt fokus samt en fullmatad kursdag som lägger tonvikten på praktiska övningar, genomförande, case och diskussioner kring hur implementera CM i kursdeltagarnas organisationer.

>> Du läser mer om kursen här.