1. Var snäll mot dig själv
Vi har en begränsad kapacitet i energi och koncentrationsförmåga. Därför behöver vi ge oss själva goda förutsättningar och förbereda oss så att vi, när vi har vårt fönster av maximal uppmärksamhet och energi, kan jobba koncentrerat med kvalitativt arbete.
För att kunna det behöver vi observera oss själva med en icke-dömande blick. Vad behöver jag? Vad fungerar inte för mig om jag ska kunna jobba koncentrerat?
2. Lär känna ditt jobb
Gå igenom din arbetsvecka och de aktiviteter du gör. Vad är det för slags arbete du utför och hur mycket? Arbetsuppgifter som till exempel administration, skrivande och problemlösning kräver olika slags energi och fokus. Lär känna ditt arbete närmare genom att tänka på det i ljuset av vilken slags energi det kräver.
Du kommer upptäcka att vissa uppgifter kräver mycket energi utan att skapa så mycket värde. De sakerna kanske går att ta bort eller lösa på annat sätt? Andra uppgifter tar mycket energi men skapar i gengäld mer värde. De uppgifterna behöver du ge dig själv bästa förutsättningar för. Till exempel genom att utföra dem på rätt plats och på rätt tid under dagen.
3. Identifiera och stärk de svaga situationerna
En svag situation uppstår när du ställs inför en uppgift som är öppen för tolkning och där det inte är så tydligt vad situationen kräver. Om man har sådana arbetsuppgifter kan man försöka stärka dem genom till exempel fysiska föremål för att påminna sig om vad man ska göra.
Det kan till exempel vara att använda en whiteboardtavla för att skriva upp saker, vilket ger bättre överblick än att ha de på datorn. Sådana enkla hjälpmedel kan utnyttjas för att avlasta kognitionen. Nästa gång du ska sätta dig in i uppgiften går det enklare när du slipper leta eftersom du har stärkt situationen genom att visualisera den för dig själv.
På samma sätt kan du undvika störningar genom att göra dem otillgängliga. Ett skrivbord på datorn fullt av ikoner eller det fysiska skrivbordet fullt av färggranna lappar kommer nagga på din kognitiva kraft, vare sig du tänker på det medvetet eller inte.
4. Skilj på skapartid och chefstid
För att komma ner i djupt koncentrerat arbete och få något substantiellt gjort behövs längre obruten tid, så kallad ”skapartid”. ”Chefstid” å andra sidan kan vara mer upphackad och av logistisk karaktär, ett slags organiserande.
Även ett kort möte på en halvtimme kan hacka upp skapartiden och göra den värdelös. Det här behöver chefer och hr vara medvetna om så att de kan hjälpa till att verksamheten organiseras efter vad som behöver bli gjort och inte bara utefter chefernas mötestider, till exempel, eftersom det kan förstöra arbetsdagen för andra.
5. Hjälp din egen impulskontroll
När man tänker på självkontroll och disciplin så tänker man på att stå emot impulser. I forskningen har man sett att det är opålitligt. Bättre är att strukturera situationen redan från början.
Lite som att inte köpa hem glass om du vet med dig att du bli galet sötsugen framåt tresnåret. Istället för att ta bort så kan du tänka: vad kan jag förebygga med? Vilka situationer brukar vara svåra eller kritiska för mig? Hur kan du förbereda dig och planera för dem, materiellt?
Det är så klart lättare att välja bort helt, men en del saker behöver man begränsa. Om du till exempel använder Linkedin i ditt jobb men vet med dig att du lätt ramlar in i scrollningens svarta hål så kan du begränsa aktiviteten där till ett eller ett par tidsangivna tillfällen om dagen. Utgå ifrån tiden som är rimlig för uppgiften och sätt regeln kring det. Det blir lättare att ta beslut i situationen om du har tänkt igenom den innan.
6. Värna din perceptuella och kognitiva kapacitet
Fysiska saker och gnagande tankar kan vara otroligt distraherande. Även om man är duktig på att stänga ute prat, rörelser eller tankar så belastar det vår kognitiva kapacitet. Det här går också att använda till din fördel.
En så enkel sak som en attgöra-lista med tydliga steg på en lapp bredvid datorn är ett exempel på hur du avlastar huvudet och hjälper dig själv att gå vidare i det du behöver göra. Likaså har det visat sig enklare att läsa koncentrerat på papper än på skärm. Ibland kan det vara värt att skriva ut texten.
7. Mitt hem, min borg — bygg ditt habitat
När du ska göra dina mest koncentrations- och tankekrävande uppgifter behöver du en miljö, eller ett så kallat habitat, där du verkligen kan komma till din rätt. Det innebär att du har tillgång till det du behöver, när du behöver det, för att kunna göra det och att minska distraktioner.
Förutom att ha rätt saker till hands kan också ritualer ha ett positivt värde. Till exempel: när jag kommer tillbaka från min morgonpromenad och har hämtat en kaffe så ska jag sätta igång att skriva den här artikeln.
8. Jobb som en kock: Mise-en-place
Kockar lär sig tidigt om mise-en-place: var sak på sin plats. Innan de sätter igång att skapa matkonst ser de till att förbereda allt de bara kan, så att de har tid och energi över att fullända måltiden när det väl är dags.
Samma regel går att använda för en kontorsarbetare. Fördelen med att förbereda och dela upp utförandet av den svåra uppgiften är att när man väl har obruten tid så kan man gå på de svåra sakerna direkt och inte lägga tid på att kolla upp småsaker. Att skriva en tydlig instruktion till sig själv för hur man tänker sig utföra den utmanande arbetsuppgiften gör det enklare att ”äta upp hela elefanten i små bitar”.
9. Underlätta koncentrationen och sluta jaga flow
För att klara av att jobba koncentrerat med en svår uppgift kan du förbereda dig själv genom att ge dig själv små ledtrådar eller cues. Cues hänger ihop med perception, att skapa tydliga signaler och styra sin uppmärksamhet. Det kan du göra genom att noga tänka igenom vilka steg du kan bryta ner en uppgift i och skriva ner dem.
Flow uppfattas ofta som eftersträvansvärt i arbete, men kom ihåg att den sortens känsla av flyt bygger på att du utför arbetsuppgifter du behärskar väl, du blir liksom ett med uppgiften. När du utför en uppgift som är svår eller ny så hör frustrationer till, så förvänta dig inte flyt utan gläds istället åt att du ägnar dig åt någonting värdeskapande som du också lär dig av.
10. Avsluta smartare med ready to resume-metoden
Att jobba med en stor uppgift under lång tid kräver en mental ledstång. Då kan ready-to-resume-metoden vara till hjälp. När du lägger ner uppgiften för att gå hem för dagen eller gå från det ena projektet till det andra så skriver du helt enkelt en detaljerad instruktion till dig själv inför nästa gång du öppnar uppgiften igen. Den här banala aktiviteten har visat sig vara effektiv både för att hjälpa dig släppa det mentala taget om uppgiften så att du enklare kan gå in i nästa, liksom gör det lättare för dig att återuppta den nästa gång.
