Skippa flyget - ta dina möten virtuellt i stället

Intresset för nätbaserade möten ökade kraftigt i Volvo-koncernen förra året. I början av 2008 gick det tio virtuella möten på varje flygresa som en anställd gjorde.

I slutet på året närmade man sig 50.

Bara under november genomfördes närmare 90?000 virtuella möten.

-?Vi är globala, så intresset för att träffas på det här sättet har funnits länge. Men det är klart att det ökar när det är dåliga tider, säger Claes Runnquist på Volvo IT, där han är globalt ansvarig för utvecklingen av nya arbetssätt som tekniken för virtuella möten möjliggör.

Kostnader, klimatpåverkan och kvalitet. Det är argumenten när han och kollegan Elisabeth Christborn talar om fördelarna med nätbaserade möten. Viktigt är också att tekniken gör det enklare att få balans mellan yrkesliv och privatliv i ett företag med verksamhet över hela världen.

Att kostnaderna blir lägre när inte alla deltagare måste samlas på samma plats är självklart. Och att klimatpåverkan därmed minskar likaså. Men hur kan mötena bli bättre?

-?Det handlar till stor del om förberedelser. När man inte sitter samlade runt ett bord krävs ordning och reda och ordentliga förberedelser. Det räcker inte att skumma igenom dagordningen några minuter innan, säger Elisabeth Christborn.

Hennes ansvar är att ta fram arbetssätt som beskriver hur mötesdeltagare ska bete sig och hur tekniken ska användas för att få ett effektivt möte. Som att man alltid börjar med att säga sitt namn när man får ordet i ett telefonmöte och instruktioner för när och var dagordningen och andra dokument ska finnas tillgängliga.

-?Ofta blir det väldigt fokus på tekniken. Men vi säger att det handlar om tio procent teknik. Det är människorna som avgör om ett möte blir bra eller inte. Och när man väl följer riktlinjerna gör man det i de fysiska mötena också. Som en bonus blir de också bättre, säger Elisabeth Christborn.

När nya team börjar använda virtuella möten är de ofta försiktiga. Och det kan bli en väldig irritation över att ljudet försvinner i fem minuter.

-?Samtidigt kan det finnas stor förståelse för att någon blir försenad fem timmar för att flyget strulade. Men till slut vänder det, och man vill ha sina viktiga möten virtuellt just för att inte behöva riskera att någon blir fast på flygplatsen, säger Claes Runnquist.