Skicka inga mejl utan att göra det här först

Mejlets funktion som ett snabbt och okrångligt sätt att kommunicera har konkurrerats ut av snabba chatt-funktioner i sociala medier. Därmed har mejlet fått en ny roll, med högre krav på såväl innehåll som formalitet. Det konstaterar kommunikationsexperten Nick Morgan i tidskriften Fast Company.

– Nu är mejl det mest tidskrävande och formella sättet att kommunicera. Det kräver ett mer utförligt svar och ersätter ofta kommunikation ansikte mot ansikte, säger Nick Morgan.

Hans råd är att göra de här tre sakerna innan du klickar på sändknappen:

1: Låt mejlet vila i minst en minut innan du skickar det

Vi vill gärna skicka iväg mejlet direkt för att få det överstökat. Det här gör att vi lätt glömmer viktig information och sedan måste skicka ytterligare flera mejl bara för att reda ut saker och ting. Stilla dig i stället, ta en kort paus och läs sedan igenom mejlet för att försäkra dig om att allt är tydligt.

2: Ta bort onödiga utfyllnadsord och självklarheter

Att få lagom längd på ett mejl är svårt. Ett innehållsfattigt, utdraget mejl är precis lika illa som ett som är för kort. Var därför noga med att försöka ta bort överflödiga element utan att tappa poängen. Ta till exempel bort självklara beskrivningar och förklaringar.

– Samtidigt är det inte en dygd i sig att försöka fatta sig kort. Texten ska få vara så lång som det behövs, säger Nick Morgan.

3: Förmedla rätt ton i din text

Vi överskattar lätt våra medmänniskors förmåga att tolka tonen i det vi har skrivit, och därför är det allra viktigaste att avsikten med mejlet framgår på ett tydligt sätt. Anledningen till att vi har så svårt att tolka varandra är att vi är vana vid att kunna använda oss av ögon och kroppsspråk när vi talar med varandra ansikte mot ansikte. Ett sätt att avgöra om mejlet kan misstolkas är att läsa igenom det högt några gånger med olika tonlägen.