Så styr du undan avbrotten

Många reagerar på mejl precis som på telefonsamtal: svarar direkt. Helt onödiga avbrott, anser Eva Jansén, organisation- och personutvecklare på Oglio Utveckling. Hon föreslår att man bestämmer sig för ett par klockslag om dagen, då man kollar mejlen. Förutsatt att inte arbetsrollen kräver ständig mejlpassning, förstås.

– Får du fyra mejl per timme har du förlorat tjugo minuter. Under en hel dag med samma antal mejl per timme har du tappat två timmar och fyrtio minuter, säger Eva Jansén till Arbetsliv.

Störande kolleger kan vara svårare att hantera. Eva Jansén föreslår att du funderar över varför de kommer till just dig. Är du expert eller tillhör det dina arbetsuppgifter? Om inte, lär dig att säga ”Jag kan tyvärr inte just nu, ska vi boka en tid?” Ett sådant svar accepterar de flesta, säger Eva Jansén.

Men det är svårt att lära sig för den snälla och hjälpsamma som alltid vill säga ja. Blir situationen ohållbar måste man vända sig till chefen, som förhoppningsvis inte är typen som gillar att ha en sådan där hjälpsam människa, och själv lägger ut arbetsuppgifter som personen egentligen inte har.

– Då måste man förklara hur ens arbetssituation ser ut, be chefen prioritera de olika uppgifterna, så vederbörande får sig en tankeställare, säger Eva Jansén. 

Om chefen i sin tur ständigt blir avbruten av medarbetarna föreslår Eva Jansén speciella avstämningstider, som medarbetarna kan samla ihop sina frågor till.

Försök inte lösa effektivitetsproblemen med att göra flera saker samtidigt: du lurar sig själv. Den som exempelvis läser mejl i mobilen på ett möte tappar IQ-värde från normalt 110 till 100. Samma effekt som en sömnlös natt har på systemet.