Produktivt att ofta byta miljö på jobbet

Forskarna har under tre år följt hur 500 anställda vid Trafikverket upplevt övergången från cellkontor och kontorslandskap till aktivitetsbaserade kontor.

När de jämförde prestationen hos de som arbetar i olika typer av kontor är det tydligt att enskilda rum fungerar bättre än kontorslandskap för koncentrationskrävande uppgifter, vilket bekräftar tidigare forskning.

I aktivitetsbaserade kontor presterar medarbetarna bäst i enskilda ljudisolerade rum. Öppna ytor med tysta zoner där man inte får prata med andra, fungerar också bättre för koncentrationskrävande uppgifter än att sitta i ett storrum där man får prata fritt.

– För koncentrationskrävande arbetsuppgifter har det verkligen betydelse att det finns tysta zoner eller enskilda rum så att man kan arbeta utan att bli störd. Medarbetarna presterar bättre om det är tyst, säger Helena Jahncke.

Undersökningen visar också att de som växlar plats fyra gånger eller mer under arbetsdagen har en högre självskattad produktivitet än de som inte växlar alls.

Samtidigt ser forskarna att en stor del av medarbetarna på Trafikverket inte växlar mer än en eller två gånger per dag.

– Vissa medarbetare har kanske inte samma behov att växla plats, eller så upplever de att miljöerna de vill ha inte finns tillgängliga eller tar tid att ta sig till, och då blir de sittande på samma ställe. Vi ska titta närmare på vad som kategoriserar medarbetarnas rörlighet inom kontoret och om uppgifternas komplexitet i form av varierande innehåll har betydelse för antalet växlingar.

För att åstadkomma täta växlingar måste också det aktivitetsbaserade kontoret vara dimensionerat så att det inte är ont om platser i de populära ytorna. Den som vill sitta i ett webbmötesrum och som på grund av platsbrist tvingas sätta sig i ett storrum och ha mötet kanske blir kvar där i stället för att lägga tid på att kolla senare om det är ledigt.

– Alternativt att den som lyckats sätta sig i ett webbmötesrum sedan inte vill släppa det.

Hur medarbetarna ser på flytten till det aktivitetsbaserade kontoret påverkas mycket av om de tidigare har arbetat i enskilt rum eller i kontorslandskap.  Överlag är de som kommer från cellkontor mindre nöjda när det gäller de flesta aspekterna i arbetsmiljön. Det kan vara en stor kontrast att anpassa sig till ett nytt arbetssätt och dessutom dela ytor med andra.

– Som arbetsgivare kanske man behöver lägga lite mer krut på att stödja de som kommer från enskilda rum, så att de kan komma in i det nya arbetssättet.

För de som kommer från ett kontorslandskap verkar kontrasten inte vara lika stor och där finns inte samma missnöje.

– Har man suttit i en öppen miljö som delas med andra kan det kanske upplevas som en förbättring att ha tillgång till ytterligare miljöer, som till exempel enskilda rum och tysta zoner, när man behöver koncentrera sig.