Översköljd av mejl? Så röjer du upp i inboxen

Videokonferenser och zoomtrötthet har blivit vardag för många medarbetare under pandemin. Som kronan på verket väller dessutom e-post in med frågor och information från skingrade kollegor. Den här mejlfloden kan få pulsen att öka rejält.

I en artikel i Fast Company ger Laura Mae Marin, produktivitetsrådgivare på Google, några tips på hur inflationen av mejl kan hanteras.  

Laura Mae Marin menar att e-post kan liknas vid kläder i en torktumlare. Här vore det ganska ineffektivt att ta ut ett plagg i taget, vika och sedan lägga det i byrån. För att fortsätta liknelsen är det även mindre smart att slänga in ett vått plagg bland redan tumlade kläder och därmed förlänga torktiden för alla. Men ofta är det precis så här vi brukar hantera e-post. Vi kollar ett mejl i taget och sparar blandad e-post i inkorgen för länge. 

I artikeln i Fast Company föreslår hon istället att e-postmeddelanden sorteras i olika högar ungefär som du skulle göra med ren tvätt. För att minska stressen är det också viktigt att avsätta tid för att kunna fokusera på mejlhögarna.

Släng och sortera 

Gör en första gallring i inkorgen innan du börjar med övriga jobbuppgifter. Rensa bort reklam och avsluta nyhetsbrev du inte behöver – eller lägg in ett filter för att styra dem till en separat inkorg. Markera e-post som är extra viktig, exempelvis mejl från företagets vd. Använd även flaggor och etiketter för mejl som behöver omedelbar uppmärksamhet.  

Blockera tid 

Förslagsvis kan du ägna 20 minuter varje morgon åt att skilja viktigt från oviktigt i mejlfloden. Finns något du måste ta tag i, och som går mycket snabbt, kan du hantera detta direkt. Mindre akuta åtgärder eller saker du behöver läsa flyttas till separata korgar. Skapa en egen hög för mejl där du väntar på mer information. 

Den här sorteringsproceduren kan upprepas en kvart efter lunch och en ytterligare en kvart innan du avslutar jobbdagen. 

Resten av dagen

Planera och avsätt tid under dagen för att fokusera på dina sorterade mejlhögar. Ett tidsblock kan exempelvis användas för mejl där du behöver göra något. Passa på att läsa mejl i ett svep om ett möte slutar tidigt. Var inte rädd för att stänga ner mejlprogrammet när du måste ägna dig åt andra arbetsuppgifter.