Möten behöver inte vara tortyr för anställda

När chefen kallar till möte kan det röra sig om att lämna viktig information eller att teamet ska lösa en specifik uppgift. Men varför börjar deltagarna dagdrömma i stället för att bli engagerade? Ledarskapscoachen Chris Pearse menar i en artikel i Forbes att små justeringar kan göra ett möte givande för alla.

Undvik bord

Bord skapar murar mellan människor. De ger också skydd för distraktioner i form av mobiler eller datorer. Utan bord blir gruppdynamiken bättre och samtal underlättas.

Undvik att deltagare kommer och går

När någon lämnar rummet störs mötet. En ämnesexpert kan naturligtvis dyka upp vid en lämplig tidpunkt, men en del chefer har ovanan att komma sent och lämna tidigt. Beteendet kan vara ett sätt att visa makt. Står några i bakgrunden och ”övervakar mötet” är det bättre att involvera dem.

Diskussioner underlättas av små grupper

4-5 personer är optimalt för ett konstruktivt samtal. Dela därför upp ett stor grupp om diskussioner behövs. Frånvaro av bord förenklar detta. 

Var restriktiv med tekniska hjälpmedel

Undvik mobiler, bärbara datorer och powerpoint-presentationer om det inte är befogat för att exempelvis visa grafik. De stjäl uppmärksamheten från en talare − och omvänt distraheras talaren från interaktion med mötesdeltagarna. Uppläsning av punktlistor är dessutom ett välbekant sömnpiller.

Respektera tiden

Möten bör bara hållas om de är absolut nödvändiga för att ta vara på teamets kollektiva kunskap och kreativitet. Starta och avsluta därför möten på utsatt tid. Beräkna tidsåtgång för varje talare eller presentation, och minska sedan tiden med 20 procent. Schemalägg hellre ett nytt möte än att dra över tiden. Punktlighet visar respekt.

Vad tycker du? Hur skapas en bra möteskultur? Diskutera gärna i kommentarsfältet!