Linkedin-chefen: Så blir videomötet mer effektivt

När Lisa Gunnarsson började jobba hemifrån för några veckor sedan upplevde hon att det var som att hoppa tio år fram i tiden.

− Det här är ju som att testa att leva i det vi trodde var framtiden. Man har ju trott att digitalisering, globalisering och den upplevda bristen på kompetens kommer att leda till team från världens alla hörn som jobbar i en virtuell värld, säger hon.

På Linkedins nordiska kontor finns 22 nationaliteter, som nu samarbetar genom videomöten.

− Det innebär att vi alltid måste vara lite mer medvetna om kulturella skillnader och inkludering är otroligt viktigt. Kontoret fyller ju en viktig funktion för många rent socialt.

Lisa Gunnarsson tror att många digitala arbetssätt som nu har kickstartat kommer att bestå.

− När det är kris så anpassar man sig ofta snabbt till nya förutsättningar, men jag vill tro att när vi kommer ut ur det här så vågar vi nog behålla de förändringar som faktiskt är bra. Vi kommer säkert gå tillbaka till fysiska events och sammankomster, men jag vill ändå tro att digitaliseringen nu är ett faktum.

Men att jobba hemifrån saknar inte utmaningar. Här är Lisa Gunnarssons tips för att få mer effektivitet i distansarbetet där mycket kretsar kring videomöten:

Skapa nya fungerande rutiner

När vardagens rutiner inte längre hålls uppe av den yttre världen blir självledarskapet allt viktigare. Det kräver en medvetenhet om att forma nya rutiner, allt från att skapa ett eget virtuellt rum i bostaden till att förbereda luncher och sätta tydliga gränser mellan jobb och fritid. För att vara effektiv behövs även fler pauser.

− Med en videokonferens kan du gå in och ut i möten med fem sekunder emellan, det är inte hållbart. De naturliga pauserna som finns på kontoret brinner lätt inne, konstaterar Lisa Gunnarsson.

Förbered mötet noggrant

För att videomöten ska fungera smidigt krävs att tekniken testas före mötet, framför allt om olika videoverktyg används. Det är nu också viktigare än någonsin att vara i tid.

− Det är väldigt störande att behöva börja om för att någon är fem minuter sen.

Mötesledaren bör logga in några minuter före starten för att i möjligaste mån kunna välkomna alla och småprata lite.

− Det sociala är viktigt för många som kanske inte har familj. Mötet kan vara enda gången den dagen de blir sedda och hörda.

Klargör även om ljudet ska vara på eller av under mötet.

− I en grupp med 5-6 personer kan det vara värt att ha ljudet på, men var då tydlig med att ljudet är på för att undvika prassel med papper. Är gruppen större så klargör regler kring handuppräckning, eller att man skriver sitt namn i chatten om man vill säga något.

Ha även koll på kameran för att öka känslan av närvaro. Se till att du ser rakt in i kameran, titta inte på dig själv eller på andra.

Tydlig mötesstruktur krävs

När mötet startar är det viktigt att informera alla om hur mötet ska gå till.

− I ett virtuellt möte har du inte kroppsspråkets fördelar. Du måste fånga publikens intresse, alltså är det viktigt att på en gång säga det som är mest intressant för människor. Vad ska vi göra och varför är det viktigt.

Var även tydlig med vilken typ av möte det rör sig om och vilka mål som finns. Är det ett rent informationsmöte? Vill mötesledaren ha en diskussion, eller ska ett beslut fattas?

För att öka effektiviteten bör mötet delas upp i tydliga sektioner. Gör klart för deltagarna vad du som mötesledare tänker gå igenom, och mellan vilka punkter som en diskussion ska föras.

− Genom att sätta den strukturen förstår de som lyssnar vad som förväntas av dem i mötet. När ska jag vara tyst, när ska jag ge input och vilken typ av input ska jag ge.

Det är också viktigt för mötesledaren att uppmärksamma personer som kanske är lite tystare än andra i gruppen.

− Var medveten om vilka som är extroverta och introverta. Man måste komma ihåg att fråga personer som inte gör sin röst hörd lika naturligt, men som har precis lika bra input.

I ett videomöte kan svar dessutom ta längre tid när deltagarna både ska fundera på vad de ska säga och sedan koppla på ljudet.

− Det är en längre process så där måste mötesledaren våga vara tyst.

Lisa Gunnarsson rekommenderar också att ett videomöte bör vara något kortare än vanligt.

− Vi har minskat tiden till max 30-45 minuter. Ingen orkar sitta i långa videomöten, säger hon.