Hybridarbete kan leda till revansch för aktivitetsbaserade kontor

Aktivitetsbaserade kontor väcker ofta heta känslor, främst för att de anses ge sämre möjligheter till avskildhet och koncentration. Men trenden med ökat distansarbete kan innebära ett uppsving för den omdebatterade kontorsformen, där personliga skrivbord saknas och jobbaktiviteter sker i anpassade zoner.

– Jag tror att acceptansen för dessa kontor blir större om man bara är på plats en eller två dagar, man förväntar sig inte att ha en egen plats. Även utifrån ett hållbarhetsperspektiv tror jag att fler är beredda att dela resurser framöver. Därför kan aktivitetsbaserade kontor bli mer populära, säger Maral Babapour Chafi, forskare på Institutet för stressmedicin vid Västra Götalandsregionen.

Hon lyfter också fram att det nu finns ett sug att träffa kollegor igen efter den sociala isoleringen under pandemin.

– Och den här kontorsformen knuffar oss lite mot samarbeten och sociala möten. Så jag tror att det kan bli uppskattat nu i återgången.

Samla medarbetare och öka samarbeten

Maral Babapour Chafi har under många år på Chalmers forskat om framgångsfaktorer och fallgropar i samband med aktivitetsbaserade kontor. Nu leder hon ett forskningsprojekt om nya arbetssätt inom Västra Götalandsregionen. Här har nästan 3000 tjänstemän flyttat till nya aktivitetsbaserade lokaler i Skövde, Göteborg och Mölndal under de senaste tre åren. 

Tanken med de nya kontoren är att samla medarbetare och öka samarbeten mellan olika förvaltningar. I forskningsprojektet ska effekterna av det nya arbetssättet utvärderas.  

– Vi tittar på medarbetarnas upplevda hälsa, självskattad produktivitet och arbetstillfredsställelse. Men vi tittar också på processen, hur den införts och hur det systematiska arbetsmiljöarbetet påverkas.

Just nu pågår analyser av enkäter som gjorts före och efter flytten. Forskarna har också intervjuat fokusgrupper. Tidiga resultat visar att upplevelserna av de tre nya kontoren tycks variera stort.

– Det vi kan säga är att det finns en del kontextuella aspekter som påverkar hur kontoren upplevs. Det handlar om vad olika grupper har för arbetsuppgifter och hur de har förberett sig i planeringsprocessen. Det fungerar väldigt bra för vissa och sämre för andra. Det är verkligen olika.

På det storleksmässigt mindre Skövdekontoret tycker exempelvis medarbetarna att flytten gjort det lättare att hitta och samarbeta med kollegor. Däremot är man mindre nöjd med tillgången till tysta zoner och enskilda rum, något som tidigare forskning visat är mycket viktigt för att kontoren ska fungera. 

– I Skövde finns proportionellt fler egna rum och fler tysta platser, men nöjdheten är ändå inte lika stor som i Göteborg. Den troliga förklaringen är att dessa medarbetare flyttade från cellkontor medan medarbetare i Göteborg var vana vid öppna landskap. 

”Missnöjda utnyttjar inte möjligheterna”

En annan förklaring till skillnaderna kan vara hur de olika miljöerna i ett aktivitetsbaserat kontor används.

– De som är nöjda använder ofta de olika zonerna, men vi ser också att de som är missnöjda ofta inte utnyttjar möjligheterna utan sitter kvar i en aktiv zon även om de har behov av tystnad för sina koncentrationskrävande arbetsuppgifter. Om alla sitter i öppna zoner och inte använder tysta rum blir det inte den effekt man vill ha. Det är en tendens vi ser, säger Maral Babapour Chafi.

En annan tendens är att arbetsmiljöarbetet påverkas av den standardiserade utformningen av kontoren. När miljöerna ska fungera för alla blir det svårare för chefer att uppfylla individuella önskemål om exempelvis egna skärmar eller stolar. Justeringar måste dessutom förhandlas med fastighetsskötare. 

– Det sker en förändring i hur man kan bedriva arbetsmiljöarbetet på ett systematiskt sätt. Och eftersom miljön delas av fler medarbetare blir även den sociala arbetsmiljön mer komplex. Samtidigt som det skapas jättebra möjligheter till gränsöverskridande arbete kan ibland nya utmaningar uppstå. 

I samband med pandemin och återgången till kontoren har nya fokusgrupper intervjuats.

– Vi tittar nu på vilka nya behov som kan uppstå i det hybrida arbetssättet där man jobbar mer utspritt. Vi tror exempelvis att de nya vanorna under pandemin kan göra att behoven av nya mötesrum, eller fler enskilda rum för videosamtal, ökar framöver, säger Maral Babapour Chafi.