Experten: Storstäda dina digitala system – och höj produktiviteten

Sök bland de hetaste nya ingenjörsjobben i Ny Tekniks platsbank!

Det behöver storstädas bland systemen och uppmärksamheten behöver riktas mot den digitala arbetsmiljön om vi ska kunna lyfta medarbetarupplevelsen fullt ut, anser Oscar Berg.

Beskriv några av de vanligaste problemen i den digitala arbetsmiljön idag?

– Det finns många olika och onödigt komplicerade system som inte fungerar ihop. De är inkonsekvent utformade och lägger en kognitiv börda på medarbetaren att minnas hur man arbetar i olika systemen. De är dessutom inte tillgängliga i de situationer som medarbetarna behöver dem.

Vilka konsekvenser får det?

– Detta gör att den digitala arbetsmiljön ofta bidrar till att minska produktiviteten istället för att öka den. Vi pratar idag mycket om digital stress, och denna har till stor del att göra med den digitala arbetsmiljön. Att man använder sig av föråldrade och ineffektiva arbetssätt, såsom mejlkommunikation och fysiska möten, ökar den digitala stressen ännu mer.

Var brister det?

– Många organisationer har bara lagt digitala verktyg på analoga processer och arbetssätt som inte klarar av att möta dagens krav. Den digitala arbetsmiljön cementerar tyvärr ofta dessa arbetssätt och när nya system eller verktyg införs så läggs de till det som redan finns utan att något tas bort. Det behöver helt enkelt storstädas bland både verktyg och arbetssätt.

Om man vill uppnå medarbetarupplevelsens fulla potential - vilka konkreta saker ska man då göra?

– Det handlar i grunden om att ta bort onödig friktion i medarbetarnas vardag och se till att de har tillgång till moderna digitala verktyg som ökar deras förmåga. Den digitala arbetsplatsen måste ge medarbetarna de bästa möjliga förutsättningarna att arbeta och skapa värde tillsammans.

Vad kan man göra mer?

– Det gäller att minska onödig komplexitet, tillgängliggöra relevant funktionalitet och information i den situation medarbetaren befinner sig, integrera den fysiska och digitala arbetsmiljön och skapa friktionsfria användarupplevelser som minskar den kognitiva belastningen. Jämför med om du ser en film eller tv-serie på Netflix. Då kan du pausa den och fortsätta se den vid ett senare tillfälle, på samma enhet eller på en annan. Så sömlös är oftast inte upplevelsen för arbetsuppgifter. Man måste i regel fortsätta arbetet på samma enhet och själv komma ihåg var man slutade.

Varför är det här viktigt?

– En bra digitala arbetsmiljö är, näst efter en öppen, tillitsbaserad och samarbetsorienterad kultur, avgörande för medarbetarnas engagemang. Det är också avgörande för att möjliggöra nya och smartare sätt att arbeta och skapa värde tillsammans.

– Med andra ord, den är en förutsättning för att medarbetarna ska vara innovativa och kunna skapa bra kundupplevelser. Utformningen av den digitala arbetsplatsen måste då stödja såväl de nya arbetssätten som den kulturförändring som behöver göras.

Vilka förändringar behövs?

– Det krävs ett annat sätt att arbeta jämfört med hur de flesta organisationer gör idag när det gäller att införa it-lösningar. Det är i processen hur man förändrar den digitala lösningen som svaret sitter, inte i de enskilda tekniska lösningar.

– Jag brukar citera Kevin Kelly, författare och grundare av magasinet Wired: ”Get the ongoing process right and it will keep generating ongoing benefits. In our new era, processes trump products.”

Så hur ska man göra istället?

– Det krävs att man definierar problemen och hittar lösningarna tillsammans med medarbetarna, i en iterativ och kreativ process och där man styr mot en gemensam målbild. Detta sätt att arbeta står i tvär kontrast till hur de flesta arbetar idag - där man arbetar i sina organisatoriska stuprör och styr efter sina egna mål, skriver kravspecifikationer som mer liknar önskelistor och sedan upphandlar system som tar år att införa utan att man har en aning om de kommer lösa problemen eller inte.

Vem eller vilka bör ta ansvaret för detta?

– Någon måste hålla samman medarbetarupplevelsen som en helhet, där den digitala arbetsplatsen är en central och alltmer avgörande del. Men den är samtidigt bara en pusselbit och frågan är vem som ser till att helheten fungerar? Ytterst är det förstås ledningen som är ansvarig, men i realiteten måste ansvaret delegeras till någon som kan driva en förändring.

Finns det något särskilt hr ska ansvara för och driva?

– Om hr ska vara fortsatt relevanta bör de ta ägarskap medarbetarupplevelsen och fungera som en samordnande drivkraft i arbetet med att förbättra den. En startpunkt för detta är ta fram en helhetsbild av nuläget, mäta hur det verkligen står till och att skapa en gemensam målbild att styra och samordna förändringsinitiativ mot. Det är väldigt konkreta saker som någon, exempelvis hr, behöver ta tag i.

Läs fler nyheter om ledarskap och hr hos Personal & Ledarskap!