Experten: ”Flexkontor är ingen billig lösning”

– Det har blivit enklare att arbeta så och det har därför fått ett större genomslag. Nu kommer de aktivitetsbaserade kontoren på bred front, till och med i staten som har legat efter men som nu vill ta efter framgångsrika branscher och arbeta med lean och agility. Men fortfarande är cellkontoren den absolut vanligaste kontorsformen i Sverige.

Det säger Christina Bodin Danielsson, som är praktiserande arkitekt vid Brunnberg & Forshed arkitektkontor. Hon forskar också på hur kontorsmiljöer påverkar brukare och organisationer, vid Arkitekturskolan KTH, och är dessutom knuten till Stressforskningsinstitutet vid Stockholms universitet.

Skälen till att flytta eller bygga om sitt kontor är framför allt två. Organisationen växer, men vet inte om den kommer att fortsätta att förändras, och behöver därför flexibilitet. Eller den har fått en ny ledning, som vill visa förändringsvilja och sätta sin prägel på kontoret.

– I dag är kontoret varumärkesbyggande, både externt och internt, säger Christina Bodin Danielsson och tillägger att många såklart ser en möjlighet att dra ner på ytan.

– Men aktivitetsbaserade kontor är egentligen inte någon billig kontorsform, det är en missuppfattning. Och själva genomförandet kräver resurser, som man måste se till att ha.

Enligt Christina Bodin Danielsson är behovet av sammanhang ett mänskligt behov. Vi sätter oss på samma plats på bussen efter kisspausen eller på samma plats i den stora kongresslokalen efter lunchen.

– Men det behovet går att tillgodose även i den här kontorsmiljön, till exempel genom hemvisten där man kan markera sig, inte på individnivå men på gruppnivå.

Hon beskriver detta hemviste som ett rum där några personer sitter och flexar arbetsstationer med varandra. Men där de också uppmuntras att sitta någon annanstans.

– För att förändringen ska lyckas krävs att den digitala tekniken, kunskapen och förståelsen finns där. Och det ska finnas extramiljöer som möjliggör det nya arbetssättet. Platsen ska stödja arbetet.

Trots extra mötesrum, telefonrum och tysta rum sparar man ändå yta, enligt Christina Bodin Danielsson, som då jämför med de gamla cellkontoren. De var statusmarkörer och sådana går inte att ha i dag. Men även om hon ser många fördelar med de nya kontoren framhåller hon vikten av att inte kasta ut barnet med badvattnet.

– Det finns kunskap i en organisation, som man måste lyssna till även som ny chef. I dag begås ofta samma fel om och om igen. Men innan man byter kontorsform måste man vara väl förankrad i sig själv och sin vision. Annars kan man inte skapa ett kontor med verksamhetsstödjande arbetssätt. Männi-skor måste må bra för att kunna prestera.

Hon säger sig vara ointresserad av trender och tycker att det blir fel när alla plötsligt ska göra samma sak.