Efter ett arbetsliv där all form av planering skedde i mejltrådar, på möten och med hjälp av intranät designade kring millennieskiftet var det en något chockartad omställning när jag landade på en arbetsplats som testade något annat. Plötsligt skulle allt snack skötas via den då nya, och omåttligt hajpade, appen Slack.
Den kändes nördig, på ett coolt sätt. Det var som om någon hade kommit in och slängt upp avkomman från IRC:s och ICQ:s hemliga kärleksaffär på företagsnätverket. Det var kort sagt allt annat än Lotus Notes och Microsoft Outlook.
Det kändes märkligt irl också. Ingen som i tid och otid skrek arbetsrelaterade frågor över redaktionsgolvets kontorslandskap. De kom i kanalerna eller direktchattarna, och luftrummet kunde vigas åt välsignad tystnad eller småprat mellan kollegor.
Spola fram fem år och Slack och ärkekonkurrenten Microsoft Teams har blivit etablerade spelare på många företag. Men aldrig har de sett så höga användartal som de senaste månaderna.
Kan du jobba hemifrån ska du jobba hemifrån, är nu budet för att begränsa spridningen av det nya coronaviruset. Det är ingen självklarhet på alla arbetsplatser, och många företag tvingas nu digitalisera i rask takt vare sig de vill det eller ej.
Valet står mellan Slack och Teams
Då blir en tjänst som Slack eller Teams ofta nyckeln för att lyckas. För någon helt ny till fältet kan de båda programmen beskrivas som ett slags chattappar. Det går att skapa grupper för särskilda projekt eller arbetsgrupper – och nästan oundvikligt finns det en eller ett par som bara går ut på att dela roliga länkar eller anordna lunchdejter.
– Både Slack och Teams kan beskrivas som hubbar med ett ekosystem, där Microsoft bygger in sina egna produkter men även många externa verktyg. Slack gör det möjligt att plugga in andra som Dropbox, Google Apps eller för den delen Microsofts verktyg, säger Oscar Berg som är digital strateg på Telia och har skrivit flera böcker om digitala arbetsplatser.
De här hubbarna funkar alltså också som en knutpunkt för de andra digitala verktygen på arbetsplatsen. Du kan till exempel dela filer från OneDrive eller dela ut kort med arbetsuppgifter i Trello och koordinera allt i "chatten".
Om vi bortser från designen är Slack och Teams funktionellt sett rätt lika sinsemellan. Båda har chattgrupperna och integreringen med många andra företagsprogram även om Teams så klart hårdare integrerad med Microsoft egen produktportfölj.
– Den stora fördelen är att de här verktygen är att både Slack och Teams samlar, synkar och samordnar arbetet som annars sker i olika verktyg, säger Oscar Berg.
Så väljer du rätt
Så hur ska man tänka i valet mellan plattformarna?
Oscar Berg menar att båda plattformarna är bra även om de har sina styrkor och svagheter sinsemellan. Men ofta är det viktigare att titta på vilka tjänster man redan har på företaget i dag, än att fundera över valet mellan de två.
– Antagligen har man investerat en hel del i sina nuvarande verktyg och arbetssätt. Där finns det en vattendelare. Har man redan en Microsoft-tung miljö där de flesta jobbar med Office-programmen och Sharepoint är det ganska naturligt att välja Teams, säger han.
– Har man en miljö där man kanske valt Google Apps som molntjänst i stället är det nog mer naturligt att välja Slack, annars behöver man byta hela portföljen.
En annan bidragande faktor är väl att Teams ingår för dem som redan i dag har till exempel Office 365, så många företag kanske har tillgång till appen utan att ha använt den i någon större utsträckning?
– Ja, är man redan Microsoft-kund har man Teams "gratis". Det gör så klart tröskeln lägre.
Måste man välja då? Jag sitter själv på en arbetsplats där vi kör både Slack och Teams...
– Och hur känns det?
Rörigt, ärligt talat.
– Det jag tänker på är att man själv ofta sitter privat och skriver på Whatsapp, Messenger eller sms och känner att om alla bara hade använt samma plattform hade det underlättat. På en arbetsplats finns samma stora fördelar med om alla finns på samma plattform.
Det viktigaste är att sluta mejla
I slutänden kanske det kanske inte heller valet mellan Teams och Slack som är det avgörande. Valet att lämna mejlkorgen är både viktigare och mer kontroversiellt.
– Skulle man behöva byta mellan Teams och Slack är det mest en teknikalitet utifrån ett användarperspektiv, man är redan van vid arbetssättet. Det är som att växla mellan Messenger och Whatsapp. Den stora utmaningen är att förflytta sig bort från mejl och fysiska möten till att samordna saker löpande över Slack eller Teams, säger Oscar Berg.
Varför är det viktigt att göra den flytten tycker du?
– Mejlen har aldrig varit bra för samarbeten. Det är bara gammal vanlig post på steroider, linjär kommunikation som funkar bra när du ska skicka vidare något till någon. Men så fort man ska samarbeta blir det kaos. Reply all-trådar, någon faller bort ur mottagarlistan och man vet inte vilken version av filen som skickas som är den senaste.
Oscar Berg kallar skiftet från mejl till hubb för en övergång från linjär till interaktiv kommunikation.
Tydliga riktlinjer när det är dags att växla
– Det aktualiseras verkligen i dag när många måste jobba hemifrån. Väldigt många måste vara i synk med varandra och justera planer och göra ändringar samtidigt. Det går inte att göra på ett bra sätt över mejl. Det är därför alla sitter i stora videomöten just nu. Men det är inte heller effektivt, du behöver löpande samordning. Där kan Slack eller Teams hjälpa till, säger han.
Hur ska övergången se ut rent praktiskt då?
–Den kan vara hård eller mjuk. Det finns de som gör det på en dag, men det vanligaste är att det sker över tid. Det viktiga är att vara tydlig med när förflyttningen sker och var.
Det behöver inte nödvändigtvis handla om att all intern kommunikation flyttas från mejl till chatt i ett stort kliv. Men det är viktigt att alla vet var de hittar vilken typ av information. Av egen erfarenhet blir det svårhanterligt när vissa kolleger använder mejl och andra Slack, och man aldrig vet var ens ledighetsansökan ska skickas in.
Så tydliga riktlinjer krävs. Det fungerar bra att hålla personalärenden i mejlen, och arbetsgruppens planering i chatten fungerar bra så länge alla vet att det är de plattformarna som gäller.
– Men det är jättejobbigt att leva i båda världar. En anledning till att många tycker att det är rörigt att använda Teams eller Slack är att de inte fokuserar på det, utan fortsätter att använda sin mejlkorg på samma sätt, säger Oscar Berg.
