Så fixar du bästa kickoffen

Kostnaden för mat och logi är den lilla kostnaden för en kickoff. Det säger Sylvia Nylin, vd på medlemsorganisationen Svenska Möten. Det som kostar mest är den tid som medarbetare lägger på konferensen, och därför gäller det för den som ordnar det hela att skapa bästa förutsättningarna. Här ger hon sina bästa råd för en lyckad kickoff:

• Syfte och mål. Det absolut viktigaste är att formulera ett tydligt syfte och ett mål. Det kan verka enkelt men det är faktiskt ganska svårt och det är lätt att blanda ihop dem. Syftet handlar om varför ni ska ha en kickoff. Ska fokus vara på själva verksamheten eller på att stärka teamet och att lära känna varandra bättre? Målet är det resultat som förväntas, och helst ska det vara mätbart.
   
• Struktur och kultur. Är det en kickoff med övernattning, skicka ut datum så tidigt som möjligt så att deltagarna kan planera in det. Uppskattas särskilt av småbarnsföräldrar. Skicka även ut agendan i god tid. Om inte allt är klart är det bättre att komplettera med en uppdaterad agenda när det närmar sig.
   
• Tydlig kallelse. Var klar med hur deltagarna behöver förbereda sig och vilken klädkod som gäller. Klädkoden är en artighet gentemot deltagarna och hjälper dem att planera vad de ska ha med sig till konferensen. Ingen vill komma i jeans på kvällen och upptäcka att alla andra är uppklädda.
   
  
  Läs mer: Guldregn över nystartade företag ledda av kvinnor
  
   
• Sätt upp gemensamma spelregler. Till exempel att mobilen ska läggas undan och att alla ska komma i tid.
   
• Dela upp pauserna. Ha en separat mejl/mobildel av pausen och en social del. Annars tenderar fikarasten att bli en mobilrast vilket tar mycket av energin och poängen med att träffas fysiskt. De informella samtalen brukar vara det som uppskattas mest med en konferens.
   
• Formatet. Gör konferensen så interaktiv som möjligt – den stora behållningen är att få utbyte av varandra. Ta inte värdefull mötestid till presentationer, utan skicka i stället ut material som var och en kan läsa in sig på själv i förväg.
   
• Inkludera alla. Tänk igenom övningar och arbetspass så att alla inkluderas. Var under mötets gång uppmärksam på att det finns olika personligheter och bjud aktivt in de mer tystlåtna.
  
  Läs mer: Studie: Se jobbmejl på pendeln som arbetstid
  
   
• Ha koll på det praktiska. Se i god tid till att möbleringen är klar och att tekniken fungerar. Ha dörren till mötesrummet stängd tills allt är klart. Droppar folk in medan du som mötesledare håller på med det sista blir starten inte bra. Det blir mycket mer energi i att alla går in samtidigt – nu startar vi.
   
• Välj rätt aktiviteter. De måste hänga ihop med syfte och mål. En konferens som ska generera nya idéer kanske bör ha energifyllda aktiviteter medan det passar bättre med lugnare övningar om konferensen ska vara mer reflekterande. Tänk även här på att välja aktiviteter som passar för din grupp och som inkluderar alla.

Två heta trender:

– Just nu finns det en stark hållbarhetstrend när det gäller konferensaktiviteter. Det handlar om att göra en samhällsinsats av något slag, till exempel att ta en skogspromenad och plocka skräp. Vissa konferensanläggningar samarbetar med ideella organisationer där deltagarna kan göra en insats. En annan trend är att i det höga tempot i arbetslivet gör att allt fler kickoffer har fokus på att deltagarna ska tagga ner. Det handlar mer om reflektion och samspel mellan människor och inte om att konferensen ska vara proppfull med möten, presentationer och aktiviteter, säger Sylvia Nylin