Karriär
Microsoft tar nästa kliv mot en flexibel arbetsplats
Åtta timmars arbete på en egen kontorsplats inte längre är en självklarhet. På Microsoft, som länge arbetat med ett aktivitetsbaserat arbetssätt, tar man nu ett nytt steg.
Kontorsmiljöer och arbetsplatser förändras när fler arbetar på distans – vilket oftast innebär att de sitter hemma och jobbar.
På Microsoft inleddes en förändring mot ett mer flexibelt arbetssätt 2012. I samband med att kontorsytorna i Kista minskade startade satsningen som kallas ”Det nya arbetslivet”, och som har sin grund i tankar som grundaren Bill Gates presenterade redan 2005.
− För oss betyder konceptet att arbete inte är en plats man går till, utan något man gör. Det finns en trend mot aktivitetsbaserade arbetsplatser, men vi vet att man går vilse om man bara fokuserar på platsen. Det är viktigt att understödja människors olika behov av att vara kreativa, kunna fokusera, men också samarbeta med andra och jobba på olika platser, säger Henrik Byström på Microsoft som leder arbetet.
Microsofts anställda har i dag stor frihet att jobba var de vill under arbetsveckan, men det finns en struktur där mål sätts tillsammans med chefer.
Hr-chef: ”Hundra procent tillit”
− På många arbetsplatser är det kanske inte helt enkelt att gå från jobbet klockan 14 och känna att det är helt accepterat, men det är det här. Det finns en hundraprocentig tillit mellan medarbetare och chefer att vi gör vårt arbete, säger Helena Sjöberg, hr-chef på Microsofts huvudkontor.
Ryggraden i arbetssättet är olika tekniska lösningar för att kunna delta i möten på distans, men också verktyg för att kommunicera viktig företagsinformation.
− Det är viktigt att alla känner sig inkluderade, och kan ta del av all information och även dela med sig. Det krävs en ganska stor nyfikenhet och självkännedom. Man behöver veta – vilken miljö behöver jag för att klara mitt jobb i dag? säger Helena Sjöberg.
8 000 kvadratmeter ska bli 3 000
Nu tar Microsoft nästa steg. Den 18 november flyttar företaget och de 600 anställda från Kista till nya lokaler i Urban Escape-området i centrala Stockholm. Urban Escape är namnet på fem kvarter kring Gallerian som har byggts om.
Flytten innebär att nuvarande kontorsytor på 8 000 kvadratmeter minskar till 3 000. Tre fjärdedelar av ytan kommer att bli helt öppen, där en stor mängd kunder och medarbetare ska röra sig.
− Bara en fjärdedel av ytan blir konfidentiell. Den största skillnaden är kanske att vi fokuserar på att skapa en yta inte bara för oss utan för samverkan med våra kunder och partners. Men flytten är också en anpassning till hur vi har utvecklats sedan 2012. Vi har verkligen anammat det aktivitetsbaserade sättet och har i dag en överkapacitet av lokaler, säger Henrik Byström.
Flytten till ett kontor med färre skrivbord och konferenslokaler har förberetts i större team för att exempelvis fånga upp funderingar kring hur de 600 medarbetarna ska få plats.
− Det nya kontoret kommer att användas på ett mer dynamiskt sätt där det handlar om att utgå från individens behov och använda platsen på det sätt som passar bäst, säger Helena Sjöberg.
Hon ser fram mot flytten.
− Det blir en möjlighet att utmana oss själva i hur vi på bästa sätt planerar våra arbetsdagar och kan vara så flexibla som möjligt. Vi kommer att röra om i Microsoftgrytan.
”Vi är inte så förändringsbenägna som vi tror”
Förändringen på Microsoft är inte unik. Digitalisering och en samhällsutveckling som går från varuproduktion till tjänster öppnar för mer möjligheter att jobba på distans.
− Vi går mot en trend där behovet minskar av en arbetsplats där arbetet ska utföras. Men givet omvärldsförändringarna går utvecklingen långsammare än man skulle förvänta sig. Vi människor är inte så förändringsbenägna som vi tror, säger Anders Kron som är organisationsrådgivare på konsultföretaget Convendor.
Men under de senaste tio åren har mycket ändå skett på området, menar Anders Kron. Inom teknikbranschen finns flera exempel där konsulters arbetssätt har anpassats för att tillgodose behov av både fysiska möten och koncentration.
− Jag ser också att myndigheter som flyttat geografiskt ofta tillämpar den här typen av tankegångar kring distansarbete för att behålla nyckelmedarbetare, och man passar också på att införa aktivitetsbaserade kontor vid byte av lokaler.
Aktivitetsbaserade kontor inte alltid positiva
Klimatförändringar kan driva på en förändring mot mer distansarbete ytterligare.
− Om vi slutar att transportera oss från bostad till arbete, och tillbaka igen, så ger det klimateffekter. Vi behöver då inte heller lägga resurser på att dimensionera infrastruktur efter rusningstid.
Men för att flexiblare arbetssätt ska fungera måste det, enligt Anders Kron, göras i en kombination som passar både verksamheten och arbetsuppgifter.
− Vi har många exempel på att det genomförs fel och då får negativa effekter. Exempelvis upplevs inte alltid aktivitetsbaserade kontor positivt eftersom de ofta genomförs ganska slentrianmässigt. Man tänker inte riktigt på vilka behov som finns, säger Anders Kron.
