Karriär
Här tar framtidens hybridkontor form – ett nav för företagskulturen
Många företag förbereder en återgång till kontoren, men fortsatt distansarbete kommer att bli ett inslag i de hybridmodeller som planeras. Men hur kan arbetsplatsen utformas för att tillgodose behovet av mänskliga möten och samtidigt fortsätta samarbetet på distans? Så här anpassar två techföretag sina kontor.
På Nira Dynamics, som utvecklar mjukvara för bilindustrin, genomgår nu kontoret i Linköping en förändring. Väggar har rivits, några mötesrum tagits bort och cirka en tredjedel av skrivborden har försvunnit. Om pandemin tillåter ska medarbetare, som redan före coronautbrottet hade stora möjligheter att själva välja arbetstider och arbetsplats, åter kunna träffas i lokalerna till hösten.
– Vi har sett tydliga fördelar med att jobba på distans men också sett de utmaningar det innebär att inte träffas. Nu skapar vi anpassade luftiga ytor, säkerställer att människor möts och att möjlighet ges till kunskapsspridning, överhörning, relationsbyggande och de här spontana diskussionerna som inte uppstår när vi jobbar distribuerat, säger företagets hr-chef Henrik Valeskog.
Inte minst vill han att kontoret ska bli ett nav för företagskulturen som riskerar att utarmas vid alltför mycket distansarbete.
– Det handlar jättemycket om en kulturfråga. Feedback, tillit, ledarskap och öppenhet är viktiga delar i vår kultur, och det är när vi träffas fysiskt som vi vidmakthåller den kultur vi har.
1-2 dagar på kontoret
Ombyggnaden innebär ett steg bort från ett tidigare traditionellt kontorslandskap där teamen satt i egna grupper. Nu har istället större team-areor som kan bokas blivit en del av utformningen.
– Vi ser 1-2 dagar som naturligt att vi möts och jobbar på kontoret. Men en del utvecklingsteam planerar 4-5 dagar på kontoret. Vi är väldigt övertygade om att en lösning inte passar alla team och medarbetare.
Eftersom merparten av de personliga arbetsplatserna försvinner planeras istället särskilda fokusytor.
– Men vi måste också hitta lösningar för de medarbetare som vill komma till kontoret varje dag och ha en fast punkt.
En sak har varit tydlig i de undersökningar som gjorts inför nystarten. Medarbetarna vill inte att tiden på hybridkontoret ska slukas av möten. De kommer därför att minska i omfattning.
– Vi har sett att rutinmöten, som statusrapporter, synkmöten och presentationer, kan vi hantera otroligt effektivt på distans. Så det våra team efterfrågar när man kommer in på kontoret är att sitta och jobba som förr i tiden. Och för att uppmuntra till spontana möten vid kaffeautomaten eller över en datorskärm, där man kan lösa problem som uppstår, tror jag att en friare agenda är viktigt, säger Henrik Valeskog.
Även på it-bolaget Visma Spcs i Växjö stundar förändringar. Där ska huvudkontorets yta krympas med 20 procent och totalrenoveras. Framöver ska de 500 medarbetarna kunna fortsätta att välja om de ska jobba hemifrån eller på kontoret.
– Vi tror på det fysiska mötet men det kommer vara upp till varje team att avgöra vad som passar bäst för dem. Så vi ger oerhört mycket flexibilitet till medarbetarna och våra ledare. Vi har sett att medarbetarna tycker att det här flexibla arbetssättet under pandemin fungerar bra, vi har också sett högre effektivitet, säger Charlotte von Sydow, vd på Visma Spcs.
Hybridkontoret här för att stanna
För att anpassa verksamheten efter ledordet flexibilitet kommer kontoret rymma bokningsbara platser och teamrum, men också fasta arbetsstationer för medarbetare som föredrar en mer permanent kontorstillvaro.
Vissa våningsplan blir helt aktivitetsbaserade med större ytor för samarbeten och kreativa möten. Kontoret kommer också ha tysta avdelningar där medarbetare kan programmera i lugn och ro.
Mötes- och konferensrum utrustas även med ny teknik för att tillgodose behov av både enskilda digitala samtal och hybridmöten.
– Det här med att folk kommer förkylda till jobbet tror jag aldrig kommer att hända igen. Vi kan alltså inte räkna med att alla kommer till ett möte och då måste vi bygga rum som fungerar även med medarbetare på skärmar. Det gör att it-utrustning och teknik blir ännu viktigare.
Det nya kontoret får även ett cykelgarage för att uppmuntra till fysisk aktivitet, en padelbana på baksidan och ett kafé på entréplan.
– Vår filosofi är att vi inte ska tvinga folk till kontoret, men däremot vill vi locka dem till kontoret för att jobba och träffa kollegor. Det ska fortsätta vara härligt att komma hit, mötas och dricka gott kaffe.
Enligt Charlotte von Sydow är hybridkontoret här för att stanna.
– Ja det är min personliga tro att vi får mycket gladare medarbetare i längden, men sedan finns det massor av frågor kvar att ha koll på, exempelvis arbetsmiljön i hemmet.
