Här är nyckeln till en lyckad återgång till kontoret

I veckan kom beskedet att Folkhälsomyndighetens råd om att jobba hemifrån tas bort i slutet av september. Det innebär grönt ljus för anställda att börja förbereda lunchlådor, logga ut från hemmadatorn och träffa kollegor på kontoret igen. 

Många plockar också med sig erfarenheter av 1,5 års distansjobb, ny mötesteknik och flexiblare arbetssätt. Enligt Prevent, som är fackens och arbetsgivarnas gemensamma arbetsmiljörådgivare, innebär ny kunskap och nya vanor under pandemin en större spelplan inför återgången. 

– När vi nu ska gå tillbaka sitter vi i ett läge med lite nya möjligheter att fundera på hur man ska organisera arbetet, och där rekommenderar vi att varje arbetsplats pratar igenom vad som fungerar bäst för dem. Det handlar om verksamhetens utveckling men också om att individer ska få så mycket möjligheter och flexibilitet som företaget tycker kan erbjudas, säger Prevents vd Maria Schönefeld. 

Men återgången till kontoren kan innebära en stor omställning för många som jobbat på distans under lång tid. Innan restriktionerna släpps den 29 september bör ledning, chefer och skyddsombud göra en riskbedömning och föra en löpande dialog med medarbetarna om förändringen.

–  Vi tror att de allra flesta kommer att landa i någon form av successiv återgång. Man gör en riskbedömning och ser vilka möjligheter som finns. Sedan kör man igång med kanske 1-2 dagar i veckan på kontoret och  resten hemma. Sedan får man löpande ompröva om det är rätt modell för att stötta verksamheten och se till att det fungerar för individerna så långt det är möjligt. 

Ny checklista

För att underlätta riskbedömningen har Prevent tagit fram en ny checklista. Här finns exempelvis frågor om företagen har en strategi och löpande dialog med medarbetare inför återgången.

–  Framgångsrika koncept brukar vara att man är tydlig och överens om att så här gör vi, och att alla känner till hur det är tänkt. En strategi och en kommunikation som är tydlig och begriplig brukar vara ett bra sätt att starta, men sedan kanske man måste skruva på det. 

En utmaning när många ska samlas igen kan vara oro för smitta och hur det ska undvikas på arbetsplatsen. 

– Jag tror att många känner att man blivit lite omskakad. Det kan också finnas en oro för att resa kollektivt, trängas med människor och att man kan bli smittad. Det här måste man prata igenom och ha några regler. Men jag tror att den stora grejen blir att sjuknärvaro inte kommer att accepteras och att det nu finns uppbyggda förutsättningar att jobba hemifrån om man känner sig lite dålig. 

Distansarbetet har också inneburit större självständighet och nya vanor. För att undvika friktion som kan uppstå lyfter Maria Schönefeld återigen fram vikten av kommunikation och dialog.

– Jag tror att man måste vara tydlig kring hur man vill organisera arbetet på arbetsplatsen och att man hjälper individer att anpassa sig till det fack, arbetsgivare, skyddsombud och chefer har kommit överens om. Det finns säkert ett helt spektrum med olika uppfattningar om hur man helst skulle vilja ha det, men arbetsplatsen har ju ofta en modell som man vill ska fungera så bra som möjligt för alla.

Hon bedömer att företagens beredskap för återgången till mer kontorsarbete generellt är god.